چگونه به دورکاری ادامه بدهیم؟

در پست قبلی گفتیم که مدیران شرکت ها بعد از دوران همه گیری باید تصمیم بگیرند که آیا باید کارمندان را به محل کار بازگردانند یا به دورکاری ادامه بدهند. حال سوال اینجاست که اگر مدیری تصمیم گرفت به کارکنان اجازه ادامه کار از راه دور را بدهد چه مواردی را باید رعایت کند؟

چگونه می توان کارکنان را درگیر کرد؟

حفظ نیروی مشغول به کار یک بخش مهم است چه در دفتر کار و چه در خانه. با این حال، محیط دورکاری برای بسیاری از سازمان ها تازگی دارد و پیامدهای کار از راه دور بر مشارکت کارکنان مسئله جدیدی است که بسیاری از سازمان ها با آن روبرو هستند.

می توانید به پست " نرم افزار مدیریت وظایف" مراجعه کنید.

 ایده هایی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

• اطمینان از استفاده منظم از فناوری برای امکان مشارکت تیمی و ویدئو کنفرانس. دیدن چهره ها در محیط های کاری باعث ایجاد ارتباط بیشتر بین تیم می شود و همه را برای مشارکت در جلسات و گروه های کاری مسئول می داند.
• چیزهای جالب را فراموش نکنید! قبلاً در شرکت خود کاری انجام داده اید تا به کارمندان اجازه دهید از کار دور شوند و از ارتباط شخصی در سطح شخصی لذت ببرند؟ این می تواند گردش ماهانه، استراحت با نوشیدن قهوه یا حتی مکالمات طبیعی باشد که در خارج از محیط کار انجام شده است. راههایی را تعیین کنید که سازمان شما می تواند برای ارتباط انسانی خارج از گردش کار روزانه اجازه دهد. شاید این یک جلسه ویدیویی ماهانه یا یک بازی تیمی یا ملاقات در پارک برای لذت بردن از آفتاب و ارتباط شخصی باشد. اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما به ایجاد روابط قوی با همکاران خود ادامه می دهند و به آنها اجازه می دهید تا در سطح شخصی به یکدیگر متصل شوند.
• در مورد نحوه انجام دورکاری برای کارکنان، بازخورد بگیرید. اغلب اوقات کارکنان تصور می کنند که رهبری از مسائل موجود در محیط کار یا مسائل مربوط به منابع کاری آگاه است، که همیشه اینطور نیست. با کارکنان گفتگوی آزاد داشته باشید تا به آنها اجازه دهید آنچه را که کار می کند و آنچه کار نمی کند به اشتراک بگذارند. شاید منابعی وجود داشته باشد که توانایی آنها را در انجام کارشان محدود می کند. شاید مشکلات تکنولوژیکی وجود داشته باشد. بازخورد می تواند اشکال مختلفی داشته باشد و می تواند با سبک ارتباطی هر سازمان هماهنگ باشد. به عنوان مثال، به اشتراک گذاشتن باز با مدیریت در هنگام بروز مشکلات، نظرسنجی بازخورد و غیره.
• شناخت را فراموش نکنید. ممکن است هر روز یا به دفعاتی که در دفتر کار می کنید کارمندان را نبینید، اما نیاز به تشخیص به همان اندازه مهم است. فرصت هایی را برای موفقیت اعضای تیم خود بیابید. آیا این امر در حین تماس تصویری با تیم، ایمیل بخش، کارت هدیه ای که یک دستاورد را به رسمیت می شناسد، به صورت افتخار است، از کارکنان خود قدردانی کنید و تشویق و پشتیبانی مداوم را ارائه دهید.

کار در خانه

سالهاست که سازمان شما با یک فضای کاری مستقر با تمام ابزارهای لازم برای دسترسی کارکنان فعالیت می کند. اکنون با کارمندانی روبرو هستید که هر کدام دارای فضای کاری اختصاصی خود است. اول از همه، شما باید تعیین کنید که کارکنان در دراز مدت برای موفقیت در محیط کار خانه خود به چه چیزی نیاز دارند. این می تواند شامل ابزارهایی مانند قلم و کاغذ، نوت بوک، پانچ، مانیتور کامپیوتر، تلفن های کار، منگنه و غیره باشد. هنگام کار در خانه، کارکنان همچنان به این منابع نیاز خواهند داشت. چگونه توزیع خواهند شد؟ چگونه کارکنان باید درخواست دوباره پر کردن منابع کنند؟ اگر چیزی خراب شود چه اتفاقی می افتد؟ شرایط محرمانه بودن اسناد مشتری/شرکت چیست؟ این نوع سوالات برای هر سازمان و هر موقعیت متفاوت است، اما باید برای اطمینان از موفقیت هر کارمند ایجاد شود.

 تعادل بین کار و زندگی و حفظ بهره وری

کارکنانی که از خانه کار می کنند باید به همان اندازه که در دفتر کار می کنند، به استانداردهای بهره وری و کیفیت کار مورد نیاز برای موقعیت خود ادامه دهند. با این حال، آنها همچنین باید یاد بگیرند که چگونه در خانه محدودیت ایجاد کنند و ساختارهایی را در زندگی و زندگی کاری خود ایجاد کنند که اکنون بسیار نزدیک است. هرچه کارفرما بتواند انتظارات خود را بیان کرده و راهنمایی ها و منابع مفیدی ارائه دهد، کارمند موفق تر خواهد بود. مواردی که باید در نظر گرفته شود از این قرار است:

• فضای کاری اختصاصی داشته باشید. در صورت امکان، کارمندان باید یک فضای کاری اختصاصی داشته باشند که روی نیمکت یا میز ناهارخوری آنها نباشد. ایجاد فاصله بین محل کار و محل زندگی به حفظ سازمان کار و ایجاد محدودیت برای زندگی کاری و زندگی شخصی کمک می کند. همچنین مهم است که سایر اعضای خانواده اهمیت محرمانه بودن کار شرکت را درک کرده و به فضای اختصاص داده شده به کار احترام بگذارند.
• برنامه کاری را ساختار دهید. ایجاد یک روز کاری در دفتر کمی ساده تر است. یک کارمند برای کار حاضر می شود، به دفتر یا محل کار خود می رود، در طول روز با همکاران خود تعامل اجتماعی دارد، در جلسات شرکت می کند، سپس آن جا را ترک می کند و به خانه می رود. هنگام کار در خانه، کارمندان از خواب بیدار می شوند و فقط چند متر دورتر از محل کار خود می خوابند. مطالعه پس از مطالعه نشان می دهد که کارگران حواس پرت کارگران مولد نیستند. وقتی کسی دنده را از چیزی به چیز دیگر تغییر می دهد بدون اینکه توجه خود را به طور کامل به کار مورد نظر اختصاص دهد، بهره وری او کاهش می یابد و ممکن است کار آسیب ببیند. باید زمان مشخصی به کار اختصاص داده شود که شامل حواس پرتی های روزانه ای که ممکن است با کار در خانه ایجاد شود، نباشد. در زمان کار و زمان استراحت، ساختار ایجاد کنید و مطمئن شوید که دیگران از زمان عدم دسترسی کارکنان مطلع هستند. کارکنان نمی توانند استراحت و تعطیلی کار را در پایان روز فراموش کنند. کار در خانه می تواند عده ای را در مسیر احساس قرار دهد مانند اینکه هرگز نمی توانند برای خود وقت بگذارند یا در پایان روز تعطیل می شوند. دور شدن از صفحه کامپیوتر، زمین گذاشتن تلفن و صرف وقت شخصی برای یک کارمند مولد ضروری است. کار در خانه به این معنی نیست که کارکنان باید 9 ساعت مستقیم به کامپیوتر چسبیده باشند. در طول روز کمی وقت بگذارید و سعی کنید کار را تعطیل کرده و در پایان روز به زندگی خانگی منتقل شوید.