رویکردی برای افزایش سود و بهبود روابط با تامین کنندگان

تجزیه و تحلیل هزینه: تجزیه و تحلیل هزینه ابزاری است که توسط شرکت ها برای کمک به افزایش سودآوری، کاهش ناکارآمدی و بهبود روابط تامین کننده در طول فرآیند تدارکات استفاده می شود. تجزیه و تحلیل هزینه ها با استفاده از روش های مختلف برای شناسایی مناطق هزینه ای که بیشترین تأثیر را بر سود شرکت دارند، به این امر دست می یابد.

تجزیه و تحلیل خود با جمع آوری، پاکسازی، طبقه بندی و بررسی داده های هزینه انجام می شود که معمولاً از طریق استفاده از نرم افزار اختصاصی انجام می شود. این فرآیند همچنین معمولاً مناطقی از هزینه های بیهوده را مشخص می کند یا قراردادهایی را که می توان مجدداً مورد مذاکره قرار داد را مشخص می کند.

چرا شرکت ها تجزیه و تحلیل هزینه ها را انجام می دهند؟

شرکت ها به دلایل مختلفی تجزیه و تحلیل هزینه را انجام می دهند. برای اکثر سازمان ها، نیروی محرکه اصلی این فرآیند سودآوری است. داده‌های به‌دست‌آمده از تجزیه و تحلیل هزینه‌ها به CPOها و مدیران مالی کمک می‌کند تا بینش ارزشمندی در مورد اینکه شرکت چه چیزی و از چه کسی می‌خرد به دست آورند.

با تجزیه و تحلیل عادات هزینه، تجزیه و تحلیل منجر به ایجاد استراتژی های مناسب برای بهینه سازی تدارکات و تحقق صرفه جویی در هزینه های کوتاه مدت و بلندمدت می شود. افزایش دید و دسترسی به داده های مربوطه نیز می تواند برای ایجاد یک خط پایه برای اندازه گیری اثربخشی استراتژی ها و بهبودهای برنامه ریزی شده استفاده شود.

تجزیه و تحلیل هزینه چگونه انجام می شود؟

تجزیه و تحلیل هزینه با جمع آوری تاریخچه خرید شرکت و ارزیابی پاسخ به سؤالات مهم شروع می شود، از جمله:

• چی میخریم؟
• از کی میخریم؟
• چه کسی آن را می خرد؟
• هر چند وقت یکبار آن را می خریم؟
• کی خریدیمش؟
• چقدر پرداختیم؟
• آیا به آنچه وعده داده شده بودیم می رسیم؟
• اقلام کجا تحویل داده شد؟ (موقعیت جغرافیایی)
• مقایسه داده های سال های گذشته چگونه است؟

​​​​​​​

پس از پاسخ به سؤالات فوق، با استفاده از مراحل زیر، تجزیه و تحلیل کامل هزینه انجام دهید:

1. شناسایی و ادغام داده های هزینه - بسته به شرکت، هر بخش ممکن است بودجه یا سیستم حسابداری خاص خود را داشته باشد. شناسایی و طبقه بندی تمام اطلاعات هزینه ها و تجمیع آنها در یک پایگاه داده مرکزی.

2. داده‌ها را پاک کنید - داده‌های بخش‌های مختلف ممکن است در قالب‌بندی یا حتی در محاسبه متفاوت باشند. پاکسازی داده ها مستلزم استانداردسازی اطلاعات در قالبی واحد و یکنواخت است. به عنوان مثال، سفارشات و خریدها از منابع داخلی نیاز به تبدیل ارز دارند.

3. محدوده تجزیه و تحلیل هزینه ها را شناسایی کنید - یک دوره خاص برای تجزیه و تحلیل هزینه ها باید تعیین شود تا اطمینان حاصل شود که نتایج دقیق هستند. برای مثال، در برخی از شرکت‌ها، داده‌های مربوط به هزینه‌های سه ماهه ممکن است برای ترسیم تصویری از عادات هزینه جاری کافی باشد. برای شرکت دیگری، ممکن است ارزیابی داده های هزینه سالانه مناسب تر باشد.

4. فهرست تامین کنندگان ایجاد کنید – تامین کنندگان مختلف شرکت را شناسایی کنید. تامین کنندگان باید بر اساس مقادیر فاکتور، زمان تحویل و سایر معیارها طبقه بندی شوند.

5. طبقه بندی هزینه ها - شاید مهم ترین مرحله در تجزیه و تحلیل هزینه ها، شناسایی دقیق محل هزینه های شرکت باشد. تقسیم هزینه ها به دسته های کلی (مانند پرسنل، حقوقی، مسافرت، لوازم و غیره) امکان دید بهتر و ارزیابی آسان تر را فراهم می کند.

6. تجزیه و تحلیل داده ها - با ادغام و سازماندهی داده های هزینه، مناطقی که بیشترین تأثیر را بر سودآوری دارند می توان شناسایی کرد. مدیران مالی و مدیران ارشد مالی اکنون می توانند به راحتی عادت های خرج کردن را ارزیابی کنند و تصمیمات لازم را در مورد هزینه های آینده بگیرند.