مدیریت تدارکات چیست؟

برای شرکت‌ها در هر صنعتی، شیوه‌های تدارکات هوشمند برای اطمینان از عملیات کارآمد و نتیجه مطلوب ضروری است. به زبان ساده، تدارکات شامل تمام فعالیت ها و فرآیندهای درگیر در دستیابی به کالاها و خدمات مورد نیاز از طرف های خارجی است. این ممکن است شامل همه چیز، از لوازم اداری، مبلمان، و امکانات گرفته تا تجهیزات سنگین، خدمات مشاوره و آزمایش و آموزش باشد.مدیریت صحیح کلیه فعالیت های تدارکاتی نه تنها باعث می شود که عملیات تجاری به خوبی اجرا شود. همچنین باعث صرفه جویی در پول، زمان و منابع می شود. مدیریت تدارکات تضمین می کند که تمام اقلام و خدمات به درستی به دست آمده اند تا پروژه ها و فرآیندها بتوانند به طور موثر و موفقیت آمیزی پیش بروند. به طور خلاصه، مدیریت مناسب تدارکات برای جلوگیری از تاخیرها و اشتباهات پرهزینه ضروری است.

مراحل کلیدی برای مدیریت تدارکات موفق

مدیریت تدارکات، یکی از اصولی‌ترین عناصر مؤثر در موفقیت هر سازمان و شرکت است. این عملیات شامل برنامه‌ریزی، تأمین، ذخیره‌سازی، توزیع و کنترل مواد و منابع مختلف مورد نیاز سازمان می‌شود.هدف اصلی مدیریت تدارکات، بهینه‌سازی فرآیندها و استفاده از منابع با کارآیی بالاست. این شامل مدیریت موجودی، انتخاب و تأمین منابع، ایجاد روابط مؤثر با تأمین‌کنندگان و ایجاد سیاست‌ها و رویه‌های مناسب برای کنترل هزینه‌ها و بهره‌وری است.یک مدیر تدارکات مسئولیت‌های متعددی دارد از جمله برنامه‌ریزی و تأمین منابع برای تولید، مدیریت ارتباط با تأمین‌کنندگان، کنترل موجودی، ایجاد استانداردها و رهنمودهای کیفیت و ایمنی، و همچنین مدیریت ریسک‌ های قبل از هر چیزی، شرکت ها باید یک برنامه تدارکات منسجم را تنظیم کنند و مشخص کنند که چه خدمات و کالاهایی، چه در داخل و چه در خارج، مورد نیاز خواهند بود. یک لیست دقیق باید تهیه شود که به تعیین بودجه کمک می کند. سازماندهی ماندن از همان ابتدا برای اطمینان از اینکه مراحل بعدی تا حد امکان روان پیش می روند، کلیدی است.

شناسایی و انتخاب تامین کنندگان 

شناسایی و انتخاب تامین‌کنندگان یکی از مراحل اساسی و حیاتی در مدیریت تدارکات است که تأثیر بسزایی بر عملکرد و موفقیت سازمان دارد. این فرآیند شامل تحلیل بازار، ارزیابی تأمین‌کنندگان مختلف، انتخاب بهترین گزینه‌ها و ایجاد روابط مؤثر با آنها می‌شود. تامین کنندگان بالقوه باید تحقیق و شناسایی شوند. باید مراقب بود که این تامین کنندگان می توانند دقیقاً نیازهای شرکت شما را برآورده کنند و باید مقایسه هایی برای تجزیه و تحلیل مزایا و معایب تامین کننده خاص انجام شود. معیارهای انتخاب فروشنده - مانند هزینه، زمان تحویل، مسئولیت اجتماعی و زیست محیطی، ایمنی، خدمات و پشتیبانی، و کنترل کیفیت - همه باید تجزیه و تحلیل شوند.

درخواست پیشنهاد، مذاکره و قرارداد 

 هنگامی که تامین کنندگان بالقوه محدود شدند، می توانید درخواست پیشنهادات و مذاکره در صورت لزوم را آغاز کنید. فرآیند مذاکره می تواند قابلیت اطمینان و قابل اعتماد بودن تامین کنندگان بالقوه را روشن کند. در طول این مرحله مراقب باشید تا نیازهای خود را به وضوح بیان کنید .جدول زمانی تحویل، جزئیات پرداخت و غیره. همچنین باید برنامه های تحویل سنجیده شده ای ایجاد شود. وقتی همه شرایط توافق شد، می توان قرارداد را امضا کرد.

کنترل و تحویل 

پس از عقد قرارداد با یک تامین کننده، این به بخش خرید شما بستگی دارد که تمام تحویل ها و پرداخت ها را به درستی کنترل کند. جلسات منظم با فروشندگان، ردیابی دقیق تحویل، و بررسی تمام سفارشات بر اساس مشخصات تعیین شده و استانداردهای کیفیت برای اطمینان از فرآیندهای تدارکاتی ضروری است. با گذشت زمان، ممکن است با تغییر نیازهای شما، تغییراتی در قراردادهای تدارکات ایجاد کنید. کنترل در مدیریت تدارکات شامل بررسی و ارزیابی مواد و خدماتی است که توسط تامین‌کنندگان فراهم می‌شوند. در این مرحله، اطمینان حاصل می‌شود که مواد و خدمات ارائه شده، با استانداردها و نیازهای سازمانی سازگاری دارند. این شامل بررسی کیفیت، موجودی، قیمت، شرایط تحویل و سایر جنبه‌های مهم مواد و خدمات است. همچنین، ارزیابی عملکرد تامین‌کنندگان نیز در این مرحله انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تامین‌کنندگان مناسبی انتخاب شده‌اند.

اندازه گیری و تجزیه و تحلیل 

در نهایت، کل فرآیند تدارکات باید با استفاده از یک سیستم ایجاد شده از شاخص های عملکرد کلیدی تجزیه و تحلیل شود. این به ارزیابی کارایی، کارایی هزینه، سرعت و موفقیت کلی کل فرآیند کمک خواهد کرد. اکنون زمان آن است که هر زمینه ای را برای بهبود شناسایی کنید و تغییراتی را که باید انجام شود یادداشت کنید. این البته به تضمین موفقیت پروژه های آینده کمک خواهد کرد. مشاهدات باید با مدیریت یا ذینفعان به اشتراک گذاشته شود و یافته های کلیدی باید به تفصیل مورد بحث قرار گیرد.

اهمیت مدیریت صحیح فرآیندهای تدارکات

حفظ روابط خوب با تامین کنندگان خود و سازماندهی ماندن در هر مرحله از فرآیند تدارکات، هر دو برای اطمینان از موفقیت همه عملیات تجاری بسیار مهم هستند، به شما این امکان را می دهند که اهداف خاص خود را برآورده کنید و در عین حال به راحتی تمام انتظارات ذینفعان را برآورده کنید. در ایجاد فرآیندهای تدارکات هوشمند، شرکت ها می توانند از توقف پرهزینه جلوگیری کنند و در عین حال سود خود را افزایش دهند.با ادامه پیشرفت فناوری، تکنیک‌های مدیریت تدارکات دیجیتال به طور فزاینده‌ای محبوب می‌شوند و تاخیرها و خطاها را کاهش می‌دهند و در عین حال به خریداران ماهر کمک می‌کنند تا کارهای خود را کارآمدتر انجام دهند. سیستم‌های محاسباتی و ذخیره‌سازی داده‌های کم‌هزینه در حال تغییر شکل روش‌های مدیریت خرید و تدارکات شرکت‌ها هستند و قابلیت‌های ابری و موبایلی پیشرفته‌تری را امکان‌پذیر می‌سازند، در حالی که اینترنت اشیا (IoT) به سرعت در حال تغییر روش انجام کلیه عملیات شرکت است.

برای شرکت‌هایی که به دنبال حفظ مرتبط بودن در چشم‌انداز در حال تغییر امروز هستند، مهم است که با این فناوری‌های جدید آشنا بمانند و بهترین اقدام را برای نیازهای خاص خود تعیین کنند.